Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: ««Коммуналка» у арендатора и арендодателя: варианты бухучета». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По договору аренды одна сторона (арендодатель) передает другой стороне (арендатору) имущество за вознаграждение во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК РФ). При этом перехода права собственности на это имущество к арендатору не происходит, за исключением случаев, когда договором предусмотрено право выкупа.
Мнение одного арендодателя
У нас получилось связаться с одним владельцем бизнес-центра. Было, конечно, нелегко его уговорить, но все же это получилось. Так, мы полюбопытствовали, на каких началах по теме коммунальных платежей он сотрудничает со своими арендаторами. На этот счет мы получили ответ, что в каждом конкретном случае условия разные. Мы также уточнили, насколько такой формат сотрудничества удобен лично для него. «Вполне нормально. Зато у меня не пустуют помещения под офисы» — сообщил нам владелец. Из этой короткой беседы можно сделать косвенный вывод, что, вероятно, не он один предлагает своим клиентам выбор. Благодаря этому, его организация процветает, правда, на бухгалтеров взваливается двойная нагрузка. Конечно, гораздо легче работать в режиме «единого стандарта», но разве это заботит владельца? Едва ли…
На основании вышеизложенного мы делаем вывод, что потенциальному арендатору помещения под офис или склад необходимо с самого начала договориться о том, кто будет платить за «коммуналку». Если этого не сделать, то разбираться придется уже после. Как бы в этом случае дело не дошло до суда. Самым обидным здесь будет то, что причиной всего этого станет невнимательность арендатора, который не удосужился вчитаться в пункты и разделы договора аренды. Следовательно, рекомендуем нашим читателям со всей ответственностью и осмотрительностью подойти к данному вопросу. Также рекомендуем в обязательном порядке воспользоваться нашими проводками, которые призваны помочь в особенности молодым бухгалтерам, которые еще только начинают свой профессиональный путь. Опытным бухгалтером тоже не помешало бы проверить свои знания и, надеемся, освежить в памяти разные точки зрения. Особенно это будет актуально в том случае, если организация переезжает из одного помещения в другое и при этом сменяются условия аренды. Так или ичаче, рекомендуем вам действовать на свое усмотрение.
Благодарим за внимание!
Глава 33. коммунальные платежи при аренде
33.1. ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ОПЛАТЫ КОММУНАЛЬНЫХ УСЛУГ
Большинство организаций осуществляют свою деятельность в арендованных помещениях. Для того чтобы нормально эксплуатировать помещения, арендаторы пользуются электроэнергией, холодной и горячей водой, теплом, газом, т.е. коммунальными услугами (п. 4 ст. 154 ЖК РФ). Перечень предоставляемых коммунальных услуг устанавливается в каждом конкретном случае в договоре аренды.
Таким образом, при получении имущества в аренду у арендатора возникает обязанность не только своевременно и в полном объеме вносить арендную плату, но и оплачивать коммунальные услуги, если иное не установлено законом или договором (п. 2 ст. 616 ГК РФ).
Как правило, арендаторы производят уплату коммунальных услуг не поставщикам этих услуг, а своим арендодателям, компенсируя тем самым их расходы на “коммуналку”.
Это связано с тем, что в большинстве случаев договоры с поставщиками коммунальных услуг (энергоснабжающими и газоснабжающими организациями, организациями водопроводно-канализационного хозяйства и другими, далее – коммунальные службы) заключают арендодатели, являющиеся собственниками передаваемых в аренду помещений.
Таким образом, арендодатель “передает” арендатору расходы по оплате коммунальных услуг (в части арендуемых помещений), не являясь поставщиком этих услуг.
Важно учесть, что возложение на арендатора расходов по оплате коммунальных услуг не может рассматриваться как форма арендной платы (п. 12 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.
2002 N 66 “Обзор практики разрешения споров, связанных с арендой”). Поэтому договор, в котором в качестве арендной платы предусмотрена только оплата коммунальных услуг, может быть признан незаключенным (п.
1 ст. 654 ГК РФ).
Что касается расчетов за коммунальные услуги, то арендатор по согласованию с арендодателем может оплачивать “коммуналку” либо в составе арендной платы, либо отдельно от нее.
Возможность включения коммунальных платежей в состав арендной платы установлена гражданским законодательством (ст. 614 ГК РФ).
Рассмотрим два способа такого включения.
33.1.1. КОММУНАЛЬНЫЕ ПЛАТЕЖИ ОПЛАЧИВАЮТСЯ В СОСТАВЕ АРЕНДНОЙ ПЛАТЫ
33.1.1.1. АРЕНДНАЯ ПЛАТА С УЧЕТОМ “КОММУНАЛКИ” – ФИКСИРОВАННАЯ
При таком способе сумма арендной платы с учетом коммунальных расходов определяется в фиксированном виде. Стоимость коммунальных услуг в договоре отдельно не выделяется.
Например, организации “Гамма” (арендодатель) и “Омега” (арендатор) заключили договор аренды нежилых помещений общей площадью 200 кв. м. В договоре предусмотрено, что ежемесячная арендная плата составляет 42 952 руб. (в том числе НДС 6552 руб.) и включает стоимость коммунальных услуг (горячего и холодного водоснабжения, отопления, энергоснабжения).
Отметим, что данный способ в некоторых случаях может быть не выгоден, и вот почему. Фактическая стоимость коммунальных услуг, как правило, меняется. Такие изменения могут происходить несколько раз в течение года. Однако учесть их в договоре и, соответственно, скорректировать размер арендной платы стороны могут только раз в году (п. 3 ст. 614 ГК РФ).
Кроме того, величина оплаты некоторых услуг напрямую зависит от размера их потребления, а предугадать заранее, сколько, например, электроэнергии потребит арендатор, получается не всегда.
Таким образом, может возникнуть ситуация, когда фактически потребленные арендатором коммунальные услуги не покрываются размером коммунальных платежей, учтенных в составе арендной платы.
Поэтому на практике организации предпочитают использовать второй способ.
33.1.1.2. АРЕНДНАЯ ПЛАТА – ФИКСИРОВАННАЯ, “КОММУНАЛКА” – ПЕРЕМЕННАЯ
- При таком способе размер арендной платы в договоре складывается из двух частей:
- – фиксированный (основной) платеж;
- – переменный (дополнительный) платеж.
Фиксированный (основной) платеж – это собственно плата за площадь арендуемых помещений (здания), т.е. плата за аренду. Переменная (дополнительная) часть арендной платы представляет собой расходы на коммунальные услуги, потребленные арендатором в расчетном периоде.
Например, между организациями “Гамма” (арендодатель) и “Омега” (арендатор) заключен договор аренды нежилых помещений общей площадью 200 кв. м. Условиями договора предусмотрено, что арендатор ежемесячно уплачивает арендную плату в размере 33 400 руб.
(фиксированный платеж) и сумму, эквивалентную стоимости коммунальных услуг (горячего и холодного водоснабжения, отопления, энергоснабжения), потребленных арендатором (переменный платеж).
Доверяем квартиросъёмщику оплачивать счета
Нередко владелец квартиры решает снять с себя заботы о квитанциях. Арендатор может самостоятельно оплачивать все услуги ЖКХ — в том объёме, в котором потребил. У коммунальных служб нет никаких возражений на этот счёт — оплату спокойно принимают от третьих лиц по адресу квартиры или номеру абонента.
Плюсы:
- — Рантье не тратит время и силы на оплату счетов.
- — Доход рантье всегда будет фиксированным.
- — Квартиросъёмщик может экономить на квартплате — тратить меньше электроэнергии и воды.
- — Квартиросъёмщик может быть уверен — он не переплатил за квартиру ни копейки.
- — В объявлении о сдаче квартиры в аренду можно указать более низкую стоимость + услуги ЖКХ. Такая психологическая уловка действует на многих жильцов.
Минусы:
- — Рантье вынужден ежемесячно контролировать оплату счетов и лично забирать квитанции.
- — Есть риск, что жилец оставит долги по квартплате — под благовидным предлогом просрочит несколько платежей и сбежит.
- — При сезонном повышении услуг ЖКХ квартиросъёмщику придётся платить существенно больше.
Компенсируем коммунальные платежи отдельно
Наконец, есть компромиссный вариант, который предполагает, что квартиросъёмщик компенсирует хозяину недвижимости коммунальные расходы отдельным платежом. Такая схема достаточно часто применяется на практике, так как снимает многие вопросы. В этом случае аренда в договоре складывается из двух частей: фиксированная сумма и переменный платеж — коммунальные услуги за прошедший период. Плавающую часть квартплаты можно оформить отдельным соглашением, например — договором о возмещении расходов на оплату ЖКХ.
Плюсы:
- — Между квартиросъемщиком и рантье абсолютно прозрачные отношения: каждый уверен, что не потратит лишних денег.
- — Рантье может быть уверен в своевременной оплате счетов.
- — Доход владельца квартиры всегда фиксирован — он ничего не теряет при изменении коммунальных тарифов.
- — Расходы жильца можно сократить, экономя воду и свет.
Минусы:
- — Наймодатель вынужден тратить дополнительное время и силы: ему приходится лично приезжать за деньгами и самостоятельно оплачивать квитанции.
- — Так как в договоре будет прямо указано, что переменная сумма квартплаты предназначается для компенсации расходов на ЖКХ, она войдёт в налоговую базу рантье — ему придётся платить больше.
Аренда помещения у организации
На практике арендаторы сталкиваются с тремя вариантами оплаты коммунальных услуг. В первом случае арендатор заключает договоры с организациями, снабжающими здание электричеством, водой, газом и т.д., и самостоятельно оплачивает их услуги. При втором и третьем варианте с «коммунальщиками» рассчитывается арендодатель. А арендатор лишь перечисляет ему необходимую сумму, чтобы расплатиться со снабжающими предприятиями. Разница же состоит в том, что в одном случае стоимость коммунальных услуг входит в арендную плату, а в другом — перечисляется отдельно от нее.
Принято считать, что выбор того или иного варианта оплаты коммунальных услуг остается за владельцем помещения. Однако зачастую стороны договора аренды как партнеры принимают совместное решение. Ведь их интересы совпадают далеко не всегда, а потому, чтобы сотрудничество было стабильным и взаимовыгодным, нужно искать компромисс. Давайте же разберемся, какой вариант стоит выбрать арендатору, чтобы и оптимизировать свой учет, и не доставить лишних проблем партнеру.
Арендатор напрямую заключает договоры со снабжающими организациями
Предприятию, которое арендует помещение на длительный срок или содержит производство, потребляющее много энергии, выгодно рассчитываться со снабжающими предприятиями самостоятельно. В таком случае арендодатель избавлен от обременительных расчетов, а у бухгалтера арендатора намного меньше проблем с расчетом налогов.
А именно нет сложностей с зачетом «входного» НДС — «коммунальщики», с которыми заключены договоры, выписывают счета-фактуры на имя арендатора. Нет препятствий и для того, чтобы уменьшить на стоимость коммунальных услуг налогооблагаемый доход. Ведь коммунальные платежи — это тоже затраты на аренду, и их надо включать в состав прочих расходов (пп.10 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ; п.8 разд.5.4 Методических рекомендаций по исчислению налога на прибыль).
Как принимаются арендные платежи при упрощёнке?
Затраты по аренде принимаются только при УСН с объектом «Доходы минус расходы». При УСН с объектом «Доходы» затраты не признаются.
Порядок признания затрат прямо зависит от того, каким образом были перечислены арендные платежи. Это следует из нормы п. 2 ст. 346.17 НК РФ. Итак:
— если арендный платёж перечисляется авансом, в состав расходов он принимается на последний день каждого месяца;
— при последующей оплате платёж принимается в расходах в день фактического перечисления арендодателю.
Таким образом, арендные затраты по офису арендатор-упрощенец принимает при расчёте упрощённого налога по мере оказания ему услуг на последний день месяца, за который они перечислены.
Соответственно, арендные платежи, перечисленные заранее за несколько месяцев вперёд, при исчислении налоговой базы по УСНО не принимаются (Письмо Минфина России от 03.04.2015 № 03-11-11/18801). Эти расходы будут признаваться при расчёте налога после оказания услуг (то есть частями на последний день месяца, за который перечислена плата).
Пример. ООО «Цветок» перечислило в августе 2021 года аренду офиса 48 000 рублей за предстоящие два месяца — сентябрь и октябрь. Ежемесячный арендный платёж — 24 000 рублей.
В августе 2021 года компания не должна принимать в состав затрат 48 000 рублей, так как эта сумма считается авансовым платежом.
Этот авансовый платёж компания примет в составе расходов на последний день месяца, за который она внесена. То есть поставит в графу 5 КУДиР частями по 24 000 рублей — на 31 сентября и на 30 октября.
Как принимается коммуналка при исчислении налога на прибыль?
Самый распространённый вариант — арендаторы перечисляют компенсацию арендодателям по оплате коммуналки.
Возмещение коммуналки может быть:
— включено в арендный платёж как её переменная часть;
— уплачиваться отдельно от арендных платежей.
Также арендатор может оплачивать коммуналку напрямую ресурсоснабжающим компаниям. Но это самый редкий вариант.
Вариант 1. Коммуналка согласована как переменная часть арендного платежа
В этом случае арендный платёж будет состоять из постоянной основной и переменной дополнительной частей.
Постоянная часть — платёж за использование офиса, а переменная часть — затраты на коммуналку.
Плата за коммуналку в таком случае рассчитывается на основе, например, показаний счётчиков (обычно так поступают с расходами на холодную и горячую воду). Также такие расходы могут исчисляться пропорционально арендуемой площади (если счётчиков нет).
Такой вариант с отдельной переменной частью очень удобен: стороны видят, кто сколько потребил и сумма оплаты зависит от потребленных объёмов.
В налоговом учёте при ОСНО переменная часть арендного платежа за офис принимается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (так же, как и постоянная её часть).
В бухгалтерском учете арендатора производятся следующие записи:
Д-т 20, 26, 44 – К-т 76 – начислена задолженность арендатора по оплате коммунальных услуг;
Д-т 19 – К-т 76 – отражен НДС по коммунальным услугам.
Если бухгалтерия рискнет принять НДС к вычету, то будет произведена следующая запись:
Д-т 68 – К-т 19 – НДС по коммунальным услугам предъявлен к вычету на основании счета-фактуры, полученного от арендодателя.
При использовании данного варианта расчетов по коммунальным платежам возможно следующее движение документов:
- арендодатель получает от коммунальных служб первичные документы на оплату;
- регистрирует счета-фактуры в книге покупок без учета сумм по коммунальным услугам, потребленным арендатором;
- выставляет арендатору счет на сумму услуг, потребленных арендатором, с приложением копий счетов поставщиков коммунальных услуг и счета-фактуры на возмещаемые расходы по оплате коммунальных платежей.
Согласно Письму Минфина РФ от 03.03.2006 N 03-04-15/52 в случае, когда расходы арендодателя по оплате электроэнергии не включаются в стоимость арендной платы, а перечисляются арендатором в порядке компенсации расходов по оплате электроэнергии с НДС, счета-фактуры по электроэнергии арендодателем арендаторам не выставляются. Если следовать этой точке зрения Минфина РФ, то НДС по коммунальным услугам, потребленным арендатором, нельзя принять к вычету ни у арендатора, ни у арендодателя, а сумму данного налога следует отнести к расходам, не уменьшающим налог на прибыль.
Договор аренды отражает не только фиксированную сумму оплаты используемых квадратных метров собственнику, но и оплату ежемесячных квитанций. В зависимости от региона, наличия установленных приборов учёта, количестве прописанных в квартире людей и времени года – данный платёж может составлять существенную сумму, которую арендатор рискует не потянуть в погашении.
Это интересно! Прозрачность итоговой цифры к ежемесячной оплате, является одним из главных пунктов в выборе квартиры в аренду. Отсюда вытекает резонный вопрос: за что обязан платить арендатор, а за что нет. Этот момент актуален как для съёмщиков квартир в муниципальных домах, так и в частных.
Статус жилья не снимает ответственность с собственника вносить оплату за коммунальные платежи и проведение капремонта. Так же ответственность не снимается с него, если в его квартире проживают чужие люди по договору. Теперь остаётся выяснить, если квартира муниципальная, кто платит за капремонт?
Груз № 3 — уборка и охрана
С уборкой вашего офиса все просто — тут, как и в пункте о коммунальных расходах, вы либо пользуетесь вариантом арендодателя, либо сами ищете уборщицу, через клининговое агентство или по объявлениям. Средняя стоимость уборки — около 100 рублей за квадратный метр.
Сложнее с уборкой мест общего пользования — ведь владелец здания рассчитывает, что за чистоту в коридорах, санузлах, прилегающих площадях и других общих мест будут платить арендаторы. Чем больше площадь здания — тем выше платежи, поэтому уточняйте сразу, кто платит за уборку общих помещений.
Еще мы рекомендуем сразу поинтересоваться у арендодателя, входит ли в стоимость аренды охрана офиса — даже если у входа в бизнес-центр вы видите стойку охраны. Может быть, в этом бизнес-центре охрана оборудования в офисе — отдельная статья расходов.
Разумеется, арендатор в процессе проживания в помещении пользуется всеми благами цивилизации. Он потребляет воду, электроэнергию, отопление, пользуется канализацией и газовой плитой. Тем не менее, платит он за это или нет, решает составленный договор аренды.
Согласно нормам законодательства в области бухгалтерского учета и налогообложения, в счет арендатору может включаться только оплата за съем объекта недвижимости. Все прочие расходы, если они появляются или предусмотрены договором дополнительно, начисляются отдельно.
При аренде квартиры договор на оплату коммунальных платежей составляется отдельно. Однако, при грамотном подходе соответствующие пункты могут быть включены и в основной документ. Помимо непосредственно обязательства об оплате услуг ЖКХ, необходимо прописать в договоре, каким образом собственник может контролировать оплату платежей по квитанциям и другие обязательные пункты.
Расчеты по коммунальным услугам могут быть организованы следующими способами:
- арендатор оплачивает арендодателю коммунальные услуги в составе арендной платы;
- арендатор отдельным платежом (по отдельному счету) компенсирует арендодателю стоимость коммунальных услуг;
- арендатор заключает с арендодателем посреднический договор на приобретение коммунальных услуг;
- арендатор напрямую заключает с коммунальными службами договор на поставку электроэнергии. В отношении услуг по оплате водоснабжения такой вариант расчетов неприменим.